Saat ini di dunia profesional, ada banyak cara bagi orang untuk berkomunikasi satu sama lain, seperti di LinkedIn atau Slack. Namun, meskipun merupakan salah satu sarana komunikasi tertua di Internet, email tepercaya tetap menjadi salah satu cara teratas bagi para profesional untuk mendiskusikan berbagai masalah.
Jika Anda pengguna setia Google Documents, Anda mungkin ingin tahu cara mengirim Google Documents melalui email. Sebenarnya, ada banyak cara untuk mengirim dokumen Google melalui email dan membaginya dengan orang lain. Kami membahas semuanya di bawah ini.
Baca juga:Cara Mengedit Google Documents: Kiat Terbaik yang Perlu Anda Ketahui
Sebagai Undangan
Jika Anda hanya ingin mengirim undangan untuk melihat Google Doc:
- Klik tombol biru “Bagikan” di kanan atas.
- Dalam dialog “Bagikan dengan orang dan grup”, masukkan email orang yang ingin Anda ajak berbagi. Jika Anda memilikinya di kontak Anda, Anda dapat melakukannya melalui nama.
- Klik ikon Pengaturan di kanan atas untuk memilih tingkat akses yang akan dimiliki audiens Anda. Secara default, mereka memiliki semua izin, tetapi Anda dapat membatasinya dengan mencentang atau menghapus centang pada opsi yang relevan.
“Editor” dapat melakukan hampir semua hal dengan dokumen, termasuk mengubahnya. “Pemirsa dan pemberi komentar” tidak dapat mengubah apa pun, tetapi dapat menambahkan komentar, seperti menambahkan catatan tentang sesuatu yang perlu diubah dalam dokumen.
Baca juga:Cara Menggunakan Google Documents dalam Mode Gelap di Chrome
Saat memasukkan alamat email, Anda juga dapat menambahkan pesan ke undangan. Opsi ini tidak muncul secara otomatis.
- Klik alamat email atau arahkan kursor ke alamat email tersebut hingga Anda melihatnya muncul untuk kedua kalinya di bawah kotak teks alamat email.
- Klik email kedua untuk melihat opsi lainnya, termasuk bidang pesan.
- Tambahkan pesan dan klik menu tarik-turun izin di samping alamat email untuk memilih tingkat izin.
- Klik “Kirim” jika Anda puas dengan perubahannya.
Baca juga:Cara Menambahkan Tanda Tangan Tertulis ke Google Documents
Sebagai Tautan
Jika Anda ingin menempatkan tautan di dalam email, Anda dapat menautkan langsung ke Google Dokumen untuk dibaca orang. Untuk mendapatkan tautan, klik tombol “Bagikan” berwarna biru di sebelah gambar profil Anda di kanan atas. Kali ini, Anda akan menggunakan bagian “Dapatkan Tautan”.
Secara default, Google Documents akan memberi Anda tautan yang memungkinkan orang melihat dokumen Anda. Ini disetel ke “Dibatasi”, yang berarti Anda juga harus membagikan Google Dokumen menggunakan proses di atas. Ini membantu mencegah orang lain yang mungkin mendapatkan akses ke tautan untuk mengakses dokumen. Jika pengaturan ini baik-baik saja, klik “Salin tautan.”
Jika Anda ingin mengubah siapa yang dapat membuka tautan dan tingkat aksesnya, klik “Ubah ke siapa saja yang memiliki tautan” tepat di bawah “Dibatasi”. Kemudian, sesuaikan tingkat akses. Klik “Salin tautan” setelah selesai.
Untuk membuat tautan Anda terlihat profesional di email Anda, coba sematkan dalam teks sehingga mengalir lebih alami.
Sebagai lampiran
Jika Anda lebih suka melampirkan salinan dokumen dalam email, Anda dapat melakukannya langsung dari Google Documents. Jika Anda masuk ke Google Documents dengan akun yang sama yang ingin Anda gunakan untuk mengirim email, Anda tidak perlu mengunduh apa pun – cukup kirimkan langsung!
Untuk melakukan ini, klik “File” dan kemudian “Email.” Pilih “Kirim file ini melalui email”.
Sebuah jendela akan muncul meminta email serta subjek dan isi. Perhatikan bahwa Anda tidak dapat menambahkan email yang ingin Anda kirim dari sini; ini karena Google Documents menganggap Anda ingin mengirimnya dari akun Google yang Anda masuki.
Saat memilih cara mengirim email ke Google Doc sebagai lampiran, Anda memiliki beberapa format yang tersedia. Klik kotak tarik-turun “PDF” di bagian bawah jendela email untuk memilih cara Anda ingin mengirimnya.
Setelah selesai, klik “Kirim” dan Google Documents akan secara otomatis mengirimkan dokumen Anda sebagai lampiran ke email yang Anda daftarkan.
Baca juga:Cara Menggunakan Pengetikan Suara Google Documents untuk Mengetik Lebih Cepat
Di dalam Badan Email
Dengan cara yang sama, jika Anda ingin mengirim seluruh artikel di dalam badan email itu sendiri, Anda juga dapat melakukannya melalui Google Documents. Ikuti proses yang sama seperti mengirim email sebagai lampiran. Namun, centang “Jangan lampirkan. Sertakan konten dalam email” kotak centang di bawah bidang Pesan. Di sini juga, diasumsikan bahwa Anda ingin mengirim email dari akun yang saat ini Anda masuki.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Mengapa saya tidak dapat menekan “Kirim” saat melampirkan file Google Documents?
Saat Anda melampirkan atau mengirim file Google Documents dalam email, tombol Kirim tidak akan aktif sampai Anda memasukkan email penerima dan isi pesan.
Jika Anda telah melakukannya dan masih tidak dapat menggunakan tombol Kirim, pastikan Anda menggunakan alamat email Google yang valid. Meskipun Anda dapat mendaftar akun Google menggunakan hampir semua alamat email, Anda memerlukan akun Gmail, atau email Google Workspace, untuk mengirim email langsung dari Google Dokumen.
Misalnya, saya memiliki akun Google dengan alamat email “yahoo.com”. Saya tidak dapat mengirim lampiran email saat masuk dengan akun email ini. Saya harus menggunakan alamat “gmail.com” saya sebagai gantinya.
2. Apakah dokumen saya akan kehilangan pemformatan saat mengirim sebagai format yang berbeda?
Secara keseluruhan, Google Documents melakukan pekerjaan yang baik dalam mengonversi dokumen ke dalam format yang terdaftar. Namun, selalu ada kemungkinan kehilangan beberapa pemformatan, terutama saat beralih dari Google Documents ke Microsoft Word. Hal yang sama berlaku saat mengonversi Google Doc ke dokumen Microsoft Word saat mengunduh.
Jika Anda mencari cara terbaik untuk mengirim Dokumen Google melalui email tanpa masalah format, pilih PDF. Meskipun penerima tidak dapat mengedit file, file tersebut akan terlihat sama persis seperti jika Anda mencetaknya.
Jika Anda tidak yakin tentang masalah pemformatan, coba kirim file ke diri Anda sendiri atau ke alamat email alternatif terlebih dahulu untuk memeriksa tampilannya.
Baca juga:Cara Membuat dan Menyisipkan Tanda Air di Google Documents
3. Dapatkah saya menghapus akses ke Google Doc atau mengubah izin setelah ditambahkan?
Ya. Jika Anda telah membagikan tautan dengan pengguna lain, buka opsi “Bagikan” di kanan atas. Anda dapat mengubah izin untuk setiap pengguna dan menghapus akses dengan mengeklik kotak tarik-turun di samping nama atau email mereka.
Jika Anda telah membagikan tautan dengan orang lain menggunakan opsi “Dapatkan tautan”, pastikan tautan tersebut disetel ke “Dibatasi”. Anda kemudian dapat menghapus pengguna yang ditambahkan. Jika Anda tidak menambahkan pengguna, siapa pun yang memiliki tautan tidak akan dapat mengakses file lagi.
Kredit gambar: Aplikasi Google Documents pada layar s8 dalam saku jeans biru oleh 123RF
Apakah artikel ini bermanfaat?
Berlangganan newsletter kami!
Tutorial terbaru kami dikirim langsung ke kotak masuk Anda